英語のビジネスメール表現に迷ったらこのツールを使え

「ビジネス現場で英語のメールが苦痛です。」

角が立たないように、自分の要望も通るように書いているつもりが、読み手からは「わからない」と言われてしまう。

こんな悩みをよく受けます。

メール対応は会社の顔になり得る、重要な要素。ないがしろにはできないけど、正解がないからもどかしい。

みんな忙しそうだから、「チェックして！」なんていえないし。うーん、どうしたらいいものか。

丁寧に伝えてるつもりだけど、この英語表現合ってるの？

海外の取引先とのメール。相手に失礼のないように、最新の注意を払ってメールを考える。

丁寧な言い回しはもちろん、文法の間違いなんてもってのほか。

グーグルで「ビジネスメール　英語　丁寧な表現」なんて調べて、複数のウェブサイトからの情報を一つずつ組み合わせていく。

日本語でメールを書くよりも、10倍以上時間をかけた渾身のメールの出来上がりだ。

自信を持って送信、あとは取引先の返信を待つのみ。

ところが数日後、取引先からきたメールには「何が言いたいか分からない。簡潔に要件を述べてくれ。」と書かれていた。

一気に恥ずかしさと、自分の英語力に対する失望感が膨れ上がる。

一体どうすればよかったんだ。

英語メールは主題に沿って極力シンプルに

日本語のメールに比べて、英語のメールはビジネスシーンにおいても非常に簡潔。

重要なことは、要件に沿ってストレートで明確な表現を心がけること。基本的にはこれだけです。

他にも重要なことがあるとするのなら以下のような要素です。

• 関係性に応じた英語のトーン
• メール返信の速さ
• メール返信後のアクション示唆
• プロフェッショナルなシグネチャー

メールに限ったことではありませんが、「あれも、これも」の足し算で表現したくなる気持ちは抑える。

そして極力引き算で伝えたいことをシンプルに伝えることができれば、英語のビジネスメールはお手の物ですね。

おっと今回は、こんなことを伝えるんじゃなかった。

今回は、ビジネスメールに限らず、ドキュメントの作成においても活躍できるテクノロジーを紹介しようと思っていたのでした。

ネイティブもご用達、英語添削ツールGrammarly

GRAMMARLY（グラマリー）という英語添削ツールをご存知でしょうか？

https://app.grammarly.com/

このツール、個人的に非常におすすめです。

人工知能をベースに文法、語彙、英語表現のミスを自動的にチェックしてくれます。

元々は、アカデミックな分野で論文添削などに使用されるケースが多いツールのようで。

近年のSNSの拡大とともに、気軽に文章チェックができるツールとして英語圏で急速に普及しているツールです。

実際にログインしてみるとこんな感じ：

上記の図のように、間違った文法や表現があるとすぐに訂正案がでてきます。

訂正案をクリックすれば、即座に正しい文法が文章に反映されます。類義語も教えてくれるので、新しい語彙を学べる効果も期待できそうですね。

個人的に気に入っているのは、グーグルクロームの拡張機能として使うことができることですね。

ウェブサイトを開いて、文法をチェックするのではなく、実際にメールを打ちながら文法や表現の間違いを指摘してくれる。

ある程度ビジネスメールの構成が決まっている人は、構成に合わせて書き起こし、グラマリーでチェックすればほとんど問題ないでしょう。

元々の英語のビジネスメール構成がわからない場合

え、それじゃ全然解決になってませんか？

確かにグラマリーは、ある程度英語が自由に書き出せる人にとっては有効なツールになり得ます。

だけどそもそも書くことに抵抗がある人の解決策にはなりませんね。すいません、完全に失念してました。

仮に英語で文字を書く時に、何を書き出せばいいかわからない場合どうすればいいのか？

はい、答えは簡単です。とにかく「型」を覚えましょう。

実際にネイティブや帰国子女の同僚に恥を忍んで、「メールの構成ってどうすればいいかな？」と聞きましょう。

それをまずは徹底的に体に染み付かせる。

体に染み付かせるといえば、似たようなことを以前書きました。もし参考になれば。

学習した英語表現が実践で使えない時はまず「忘れる」

ちなみに英語メールの基本的な「型」は以下のようなものです。

これを実際に書き起こすと、こんな感じ。

（取引先の名前）Dear —

(目的)I’m writing today to invite you or another representative from your company to speak at the annual Metropolitan Business Conference, which will be held at North Branch Hotel, January 15 – 18, 2019.

（詳細）The theme of our upcoming conference is finding and hiring employees who fit company culture. With the growth that your company has seen in the past five years, I believe you would have much to offer our audience.

（メリット）As part of the speaker’s package, we offer a modest honorarium and a table for six at the Saturday night dinner.

（次の行動）If you have any questions or wish to know more about the speaking opportunity, please let me know. My cell phone number is 555-555-5555, and my email is joan.lau@myemail.com.

（感謝）I look forward to hearing from you. Thank you for your consideration.

Sincerely,

Your signature (hard copy letter)

（自分の名前）—–

参照：https://www.thebalancecareers.com/business-letter-template-2062541

これはオファーを提示するためのメールの一つ。

実際は謝罪したり、お礼を伝えたりするために内容が少し変わりますね。

その場合も、基本のメール構成をおよそ3〜5種類覚えれば、実践で運用できるレベルになります。

日本語のメール構成は一度捨てて、英語のメール構成を身につけよう

もしあなたが仮に、日本語と同じようにメール構成を作っている場合は要注意。

いくら新しい英語表現を使いこなしても、読み手の頭から「？」は消えません。

「郷に入れば郷に従え」です。

英語という言語が構成されてきた文化、英語を運用する人の思考回路に合わせたロジックで英語は運用しましょう。

ベーシックを習得することができたら、そこに自分の価値を反映させる方がいいです。

先ほどの例文のような記事は、英語で「Business Letter Template / Example Professional」あたりを調べれば、7億くらい記事がでます。（す、すごい。。。）

ユーチューブにも解説がたくさん出ているので、通勤中でもサッと聞き流してみるといいでしょう。

まとめ：テクノロジーをうまく利用して、英語力を次のレベルに

今回紹介したグラマリーのようなツールは、日々の運用に利用できることはもちろんですが、どんどん英語学習に応用しましょう。

リーディングに抵抗感がある人は、グーグル翻訳でどんどん訳を参考にする。

グーグル翻訳もグーグルクロームの拡張機能で使えます。

インストールしておけば、英語の記事も無駄な作業なく、ワンクリックで7~8割は理解できるようになります。

英語の記事を読む習慣をつけるだけでも、英語の論理構造を理解するのに非常に役に立ちますからね。

こうやって学習を継続してると、実は英語が問題ではないと感じるかも。

英語独特のコミュニケーションの仕方を覚えることや、英語に対するパラダイムを変えることが、実は一番大切かもしれませんね。

今日はこれでおしまい。

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