ミーティングは基本的に以下の流れで構成されています。
基本的にミーティングは上記の4部構成で、最初はミーティング参加者が全員集まるまでの雑談が行われます。
参加者が揃った段階で、ファシリテーターの掛け声によりミーティングの目的やアジェンダの確認をおこない、ミーティングの本題に移ります。
最後はミーティングの要約や、軽い雑談などをしてミーティングを締めていきます。
重要なこととして覚えていて欲しいのが、ミーティング前の雑談はあなた自身の価値とは全く無縁ということです。
英語コンプレックスを抱きやすい人の特徴として、日常会話がついていけなかったり、ジョークが理解できないということに強い劣等感や羞恥心を抱きやすい傾向があります。
しかし、ビジネスシーンにおいて本当に重要なことは雑談ではなく「目標達成できるか否か」という指標のみです。
ミーティングで価値を出すことが最も重要な事項なので、その他の部分で英語が話せなくても焦らず本当に必要なことに焦点を当てるようにしてください。
前置きが長くなりましたが、早速ミーティングで役立つ英語表現の一覧を見ていきましょう。
1) Small Talk で役立つ表現
Small Talkは日常会話なので、ここではSmall Talkを終わらせて本題に入るために役に立つ表現をまとめて紹介します。
- We have a lot to get through today, so…
- We have to be out of here by [time], so…
- I have another meeting/ an appointment at [time], so…
- I’d love to chat more, but…
- You must tell me more about that later, but…
- It’s been lovely to catch up, but…
- Let’s get down to business…
…の部分には「I think we should make a start」や「shall we get started the meeting?」といった表現を挿入すると自然な表現になります。
2) Openingで役立つ表現
ミーティングを始めるにあたって、アジェンダやトピックの確認を行うために役立つ表現をまとめて紹介します。
- Does everyone have a copy of the agenda?
- As you all/ should/ probably/ might know, …
- The main reason for this meeting is …
- What we need to decide/ talk about/ think about today / is …
- The main topic/ subject/ aim/ objective/ purpose/ goal / of this meeting is …
「As you probably already know, the main reason for this meeting is to (decide our objectives in this year.)」のように、複数の表現を組み合わせることで自然な表現になります。
また、トピックを共有した後に「Does everybody OK?」や「Is everything all right?」などと伝えて内容を再確認することも一般的に行われます。
3) Bodyで役立つ表現
ミーティングの本題では、ファシリテーターとして話を相手に振る場合や自分の意見を述べることがあると思います。
自分の意見を述べるときのポイントは、必ず「主張 + 理由 + 論拠（実体験やデータ）」を元に説明するようにしてください。
この「主張 + 理由 + 論拠（実体験やデータ）」の三点セットをArguemnt（論理的説法）と言い、背景知識の異なる異文化間でのコミュニケーションで自分の意見に説得力を持たせるためにとても重要な考え方です。
意見を求めるとき
- Do you have any other thoughts/comments?
- Does anyone have any particular opinions/views?
- What do you think about it?
自分の意見を述べるとき
- I (strongly/firmly) believe …
- I’m completely positive that …
- I’m not sure, but I would guess/say…
- This is only my opinion, but…
- I’m no expert on this, but…
- I’m sorry, but I really don’t agree.
- I’m afraid I have to disagree.
- I mostly agree, but…
- That’s a good point, but…
相手の意見に同意（反対）を示すとき
- I totally agree.
- That’s exactly right.
- You’re (absolutely) right.
- I feel exactly the same way.
- You might be right./ You could be right./ You may be right.
- I suppose you’re right./ I guess you’re right.
アイデアを提案するとき
- I would suggest/recommend/advise…
- My suggestion/recommendation/advice would be to…
- The best course of action would probably be…
- We should (probably) consider/ think about…
話をカットインするとき
- Sorry to interrupt, but…
- Before you go on, can I just say…?
- If I can just interrupt for a moment, …
- Sorry, just one thing before you have your say,…
話を聞き返すとき
- Sorry, what do you mean by…?
- So, what you’re saying is…
- Sorry, did you say…?
次のトピックに移行するとき
- Okay, we have still got a few points to get through, so…
- I think we’ve covered that, so…
- Let’s move on to the next topic on the agenda, shall we?
- Let’s turn our attention to…
4) Closingで役立つ表現
一般的にはクロージングはファシリテーターが行い、ミーティングで話した内容のまとめや合意点、次回までの留意点などをまとめます。
ミーティングの議題とは関連が低い伝達事項の共有などは、この場を借りて伝えるようにしましょう。
- So, to summarise our discussion…
- So, to sum up our agreement,…
- Is there anything else that we need to discuss before we finish?
- Okay then, let’s call it a day
- Right, shall we wrap it up there?
感謝を伝える表現
- Thanks, that was very useful/productive.
- Thanks for all your great contributions/ ideas.
- Thanks for taking the time to meet us.
- It was great to see you (again).
- I look forward to seeing you again soon.
多くの日本人話者が感謝を伝えるときに「Thanks.」一文字で済ませてしまうケースが多いようです。
「Thanks.」一文字だけだとどこか冷たい印象や機械的な印象を与えてしまうので、できるだけ詳細に感謝を伝えることが長期的に人間関係を築く上で効果的です。
まとめ
ミーティングの本質に焦点を当てる
今回の記事のポイントをまとめると、
- 前提として「発音・語彙・文法」の習得が重要
- クリティカル・シンキングや課題解決力も英語力と同じくらい重要
- ビジネスミーティングの目標達成に焦点を当てる
の三点を理解していただけると幸いです。
今回フレーズを多数紹介しましたが、本当に大事なのはビジネスシーンの自分の価値を高める、もしくは周りに認知させる取り組みです。
自分の価値が高くなればなるほど周りのアテンションを得ることが出来ます。周りが自分の話に興味を持ってくれていると、自然と話し言葉に自信がつき英語の苦手意識も徐々に薄れていくはずです。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
