ビジネス現場で英語のメールを書く時に気をつけたい4つのエチケット

ビジネス現場で英語のメールを書く時に気をつけたい4つのエチケット01

このブログでは、ビジネス現場での適切な英語のメールの書き方を紹介する。

結論から書くと「短的に」「明確に」「アクションを明確に」「受け手のメリット」の4点に気をつけて書くだけで、英語のメールは格段によくなる。

ちなみにこのブログは英語でメールを書く必要が日常的にあったり、最近になって英語のメール対応が増えた人向けに書いてある。具体的には以下のような人たちに特におすすめだ。

このブログはこんな人におすすめ

  • 外資系企業で働いている人
  • 海外のクライアントと取引をすることが多い人
  • 海外の新規ビジネス案件を担当している人

ビジネスにおける英語のメールの書き方には当たり前だがよく使われる定型表現がある。しかし、このブログでは英語の定型表現を紹介することはしない。なぜなら定型表現を覚えて扱えるようになっても、あなたの価値がメールでは伝わらないからだ。

「英語であなたの価値を伝える」ことはSOLO(ソロ)の大切にしているコンセプトの一つなのだ。それに「英語 メール」で検索すれば、十分すぎるほどの定型文を紹介する記事があるからね。

なのでこのブログは、どのような英語のメールを書けば相手が返信しやすく、ビジネスにおける目的を達成できるかを紹介したい。日本のビジネス風習からは離れて、英語圏のビジネスマナーの視点から書いていく。

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ビジネス現場で英語のメールを書く時に気をつけたいエチケット

あなたは相手の視点に立って英語のメールを送れているか?

このブログを書いている理由はたった一つだ。それは、英語の定型表現ばかりを紹介する記事がインターネット上に溢れていて、メールの受け手の視点に立った英語のメールの書き方を紹介する記事がなかったことだ。それはつまり「あなたが送ろうとしているそのメールは、相手にとって本当に必要なんですか?」という視点が抜けているのだ。

英語圏のビジネスパーソンは、1日に平均80通から105通のメールが届くと言われている。多い人は1日平均100件以上のメールを処理する必要がある。

あなたが送ろうとしているメールは、その彼が受け取る何100通のうち1通にすぎない。あなたは「この英語であっているのか…」と英語の問題に関心が向いていると思うが、受け手の彼が気にする事はたった1つだ。つまり「このメールの要件は?」これにつきる。

どうしてもビジネスにおけるメールと考えると、丁寧なかしこまったメールを送ったつもりが、受け取った相手からは「要点がわからない!」といったことが起こりがちではないだろうか?

ビジネスにおける英語のメールの課題

英語のメールを書く際に日本人が抱えてしまう課題感としては以下のようなものがある。

ビジネスにおける英語のメールの課題例

  • 日本語と同じ形式でメールを書くことで文章が長くなる
  • 丁寧な表現に気を取られて要点がわかりにくくなる
  • メールを書き出すのに通常業務の数倍時間がかかる
  • メールで書き出した英語が正しいかわからないで不安
  • 受け手に失礼でないかなどと色々気をつかう

今まで英語に悩む多くの人の相談を受けたが、上記のようなケースが大半なのではないだろうか。

今から紹介する4つのポイントを理解すれば、ビジネスにおける英語のメールに関する課題はおそらく解決すると思う。すぐに実践できるものばかりなので、ぜひ明日から試してほしい。うまく活用できれば、メールの返信率が上がり、ビジネス上の目的を達成するための案件も早く進んでいくはずだ。

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英語のビジネスメールで注意したい4つのポイント

ポイント1:英語のメールは短く!

英語のビジネスメールを書く上で、“最も大事なことは「短く」「簡潔」に描くことだ。

日本語のように情緒的な言語と違い、英語はPractical(実用的)だ。日本語のビジネスメールで意味を理解せずに書いている冒頭のおきまりの文章は、英語のメールに必要ない。

「Hi ~~~(相手の名前)」を書いたらさっそく要件を書こう。1パラグラフの理想は3文以下だ。なぜなら3文以上の文章になると要点を一瞬で判断することが難しくなるからだ。パッとメールを見てすぐに要件が理解できないと「後で返信しよう」という気持ちになる。それはつまりメールに返信される確率がグンっと下がるということである。

3文以下の英語メールを見返してみると「短すぎる!不安!」と感じる人もいるだろう。私たちは、読み手が必要以上に情報を欲していると何故か錯覚してしまうものだ。

メールを受け取った時の気持ちを想像してみてほしい。「メールを受信した」という事実から、どこか心理的な重荷が生じる。短く要件がわかりやすいメールだと、そんな重くなる気持ちは晴れるものだ。

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ポイント2: メールの「読みやすさ」と「明確さ」

次に注意するポイントは「読みやすさ」と「明確さ」を意識したレイアウトだ。

日系企業のウェブサイトの文字量は、外資系企業のそれに比べてはるかに多い。日本人は情報量(文字量)が多いことに対して安心感を抱きやすい傾向があるからだ。文字量が多くなると必然的にウェブサイトの「ユーザーインターフェース(UI)」はアンフレンドリーになる。

これはメールでも同じだ。メールの文字量が多いことで送り手は安心するが、受け手からするとアンフレンドリーな印象を持たれてしまう。

例として、わしが受け取ったアンフレンドリーなメールを紹介しよう。

レイアウトに問題がある英語のメール(例)

Hi Luke,

I took your English Master Class. It was a great intro class. Presently I’m following your advice by doing the overlapping practice.

I have a question if you can give me some suggestoins. Is there any recommended movie or series that i could watch on my iPhone app?

My personal goal is to integrate English study to my daily life! That being said, i don’t have any useful resources on my phone that i can work on when i am free! Your help would be greatly appreciated. Thanks!

一見問題がなさそうだが、1日100件以上メールを見ている人にとって、これでは返信するのに気が重くなる。なぜなら一瞬で要件を理解することが難しく、このメールを通して何をして欲しいかが不明確だからである。

例えば以下なレイアウトにすると要件と、何をするべきかがわかりやすい。

英語のメール 改善後(例)

Hi Luke,

Thanks for the English Master Class the other day! I ‘m following your advice by reading Medium.

Quick Question: Do you know any recommended movie or series that I could watch on my iPhone app?

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ポイント3: メールの最後に相手に期待するアクションを

英語のメールにおいて一番やってはいけないのは、「相手に期待するアクションを明記しない」ことだ。メールが長いうえに、何を求めているのか分からないものは最悪のケースだ。

「本当は相手に○○○○を期待しているけれど、明記するのは失礼かもしれないから…」私たちの多くはそう考えてしまいがちである。しかし、要件がわからないメールに対してくる返信は以下の1通だけである。

What do you want me to do?

最近の受け取ったメールで期待するアクションが明記されていなかったのは以下のような文章だった。

アクションが明記されていない英語のメール(例)

Hi Luke,

I just read your blog and was fascinated with the contents. I am 28 and working in a organic food EC company and always wanted to re-study English. Could you please help me in any way possible i really want you to respond.

「help me」と書かれているが、何についてどのように助けて欲しいのかが分からない。仮に上記のメールを以下のような内容にしていたら、わしは即答で返信していたと思う。

I’m 28 years old and want to re-study English again. What’s the #1 resource you’d recommend?

もし仮にどうしても長いメールを送らなければならなかったとしよう。その場合は「相手に期待している行動」は一番上にかくことだ。

例えば、“I’m sending this email to see if you can attend the event below. Just respond with a ‘Yes’ or ‘No’.”といったような感じだ。
/.
Yes, Noで即答することができる。

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ポイント4:相手がメールに返信するメリットを伝えよう

相手はなぜあなたのメールに返信しなければならないのだろうか。考えすぎだと思うだろうか?しかしこの考え方はビジネスそのものだと思う。

相手の限りある時間を使うのだから、メールを送るときは相手のメリットを考え抜こう。なぜならメールはコミュニケーションだからだ。相手がいてはじめて成り立つ。

日本語と違い英語のメールで相手へのいたわりを示したいなら「短く」「端的に」「相手へのメリット「期待する行動」この4つのポイントを心がけよう。

まとめ

英語のビジネスメールが楽になると仕事の効率も上がる

今回紹介した4つのポイントは、意識すれば今すぐにでも実践できる。最初は「こんな文章で失礼ではないだろうか…」といった不安もよぎると思うが、慣れれば今まで英語のメールを作成するのにかかっていた時間も大幅に削減できる。

要点と期待するアクションが明確なメールは、脳の負荷がかからず受け手からすると気持ちがとても楽なものだ。

仮に受け手が100通のメールを読んでいて、その中の9割が要点が不明確だとする。そんな時に、あなたの送るシンプルでわかりやすい、いわば「思いやり」に満ちたメールをみるだけで自然にあなたに好意的な感情を抱くものだ。

その小さな好意からより良い人間関係が築かれ、結果としてビジネスの成果にもいい影響がでるのではないかと思う。

最後まで読んでくれてありがとう。このブログで少しでも助けになれば、嬉しい限りだ。

1 Comment
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